Privacy policy
I. Algemene gegevens:
In dit privacy beleid worden de maatregelen vermeld die genomen worden om uw privacy te beschermen. De bescherming van de persoonlijke levenssfeer van onze klanten en bezoekers is voor ons heel belangrijk en dragen wij hoog in het vaandel.
Daarom willen wij, aan de hand van dit privacy beleid u zo goed mogelijk informeren, op de hoogte brengen welke gegevens bij uw bezoek van onze website, door het invullen van het contactformulier op de website, bij het aanmaken van een gebruikersaccount of het invullen van huur- en/of bruikleenovereenkomst verzameld en/of bewaard worden, de redenen meedelen waarom we dit doen en over welke controlemogelijkheden u beschikt.
HAROMED BVBA vindt het belangrijk de door de wetgever gehanteerde termen goed en in verstaanbare taal uit te leggen, daarom worden in dit privacy beleid verschillende termen extra uitgelegd.
a. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke is de persoon die instaat voor het verzamelen van de persoonsgegevens bij bezoek van de website, bij het invullen van een contactformulier op deze website en/of ingevolge het bekomen en/of uitvoeren van de opdracht of onderschrijven van een overeenkomst.
Hierbij is het uitermate belangrijk dat wij, als verwerkingsverantwoordelijke steeds bereikbaar zijn voor eventuele vragen en opmerkingen betreffende dit privacy beleid, onze gegevens kan u hier terugvinden:
HAROMED BVBA
Beukenlaan 21 te 9051 Sint-Denijs-Westrem
KBO: 0479.328.765
privacy@haromed.com
b. Betrokkene
De betrokkene is een levende natuurlijke persoon die aan de hand van persoonsgegevens op een directe of indirecte manier kan worden geïdentificeerd.
Deze persoonsgegevens dienen heel ruim te worden begrepen en omvatten namen, contactgegevens, persoonlijke kenmerken, financiële gegevens, … maar ook contracten of andere documenten die toelaten om een natuurlijke persoon te identificeren.
c. Toepasselijk recht
De verwerking van de persoonsgegevens binnen BVBA HAROMED is aan de Europese verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 beftreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens onderworpen.
II. Verzameling van persoonsgegevens:
a. Definitie persoonsgegevens
Onder de noemer persoonsgegevens dienen alle gegevens of informatie te worden verstaan die betrekking hebben op een identificeerbaar persoon. Door de ruime formulering zijn heel veel gegevens als persoonsgegevens te beschouwen.
b. Op welke manier worden deze persoonsgegevens verzameld.
Door het gebruik van onze website worden diverse persoonsgegevens verzameld, dit op verschillende manieren:
1. De persoonsgegevens worden door u zelf meegedeeld (vb. het contactformulier, … ) en deze die wij verkrijgen door het gebruik van onze diensten;
2. De gegevens die wij aan u toewijzen voor het gebruik van onze diensten (vb. cookies, klantennummer, …).
De verschillende manieren van verzameling van persoonsgegevens zijn natuurlijk onderworpen aan eigen specifieke bepalingen en voorwaarden in de privacywetgeving. Daarom is het belangrijk dat de verschillen tussen voormelde manieren van verzameling geduid worden.
1. De gegevens worden door de betrokkene zelf meegedeeld.
Persoonlijke identificatiegegevens zoals naam, adres, email, telefoonnummer zijn noodzakelijk voor het gebruik van onze onlinediensten (het gebruik van het contactformulier, het gebruik van onderdelen van de website waarvoor registratie nodig is, …) en dienen door uzelf aan ons meegedeeld te worden.
Afhankelijk van de dienst (contactformulier en/of webshop) die u wenst te gebruiken, kunnen volgende categorieën van persoonsgegevens worden gevraagd:
1. Persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, email, telefoonnummers, … );
2. Persoonlijke bijzonderheden (leeftijd, geslacht, …);
3. …
De door u verstrekte gegevens worden geacht correct en volledig te zijn. Bij het meedelen van onjuiste gegevens houden wij ons het recht voor u, als gebruiker de toegang tot onze diensten te ontzeggen.
Bij het meedelen van uw persoonsgegevens wordt u geacht kennisgenomen te hebben van ons privacybeleid.
2. Automatische verzameling van persoonsgegevens
Aan de hand van cookies en tracking-technologieën worden verschillende persoonsgegevens op een geautomatiseerde wijze verzameld, dit gewoon door een bezoek aan onze website:
1. Elektronische identificatiegegevens (IP-adressen, verbindingsmomenten, … );
2. Elektronische lokalisatiegegevens (benadering van locatie, omgeving, …);
3. Surfgedrag (welke pagina’s worden bekeken, hoe lang wordt een webpagina bekeken, clicks, hits, …);
4. Via welk kanaal onze website wordt bezocht (zoektermen, via welke webpagina onze website wordt bezocht);
5. Welk toestel wordt gebruikt (pc, smartphone, tablet, …);
6. Welke systeemsoftware wordt gebruikt (Windows, Android, Apple, …);
7. Welke browser wordt gebruikt (IE, Mozilla, Chrome,…) ;
Deze gegevens zijn volledig geanonimiseerd en kunnen dus niet gekoppeld worden aan persoonlijke identificatiegegevens, waardoor een identificatie van de betrokkene voor de verwerkingsverantwoordelijke niet mogelijk is.
Uiteraard wordt, indien nodig, op basis van de Telecommunicatiewet expliciet uw toestemming voor het gebruik van cookies en tracking-technologie gevraagd. Dit aan de hand van ons cookiebeleid zoals weergegeven op onze website.
c. Contractuele relatie.
Bij het uitvoeren van een overeenkomst tussen de BVBA HAROMED en uzelf worden natuurlijk verschillende persoonsgegevens verzameld die noodzakelijk zijn om de overeenkomst te kunnen uitvoeren.
Deze verzameling van persoonsgegevens is natuurlijk afhankelijk van de soort overeenkomst die wordt afgesloten. Daarom is het belangrijk de verschillende overeenkomsten te duiden.
1. Rechtstreekse overeenkomst met HAROMED BVBA
Bij het afsluiten van een huur-/bruikleenovereenkomst betreffende medische hulpmiddelen of rechtstreekse aankoop van medische hulpmiddelen en/of cosmetische producten bij BVBA HAROMED worden de persoonlijke identificatiegegevens van uzelf (naam, adres, email, telefoonnummers, … ) en financiële identificatie gegevens (bankrekeningnummer) verzameld.
2. Rechtstreekse overeenkomst met HAROMED BVBA door tussenkomst van derden.
BVBA HAROMED werkt samen met het verschillende medische en/of zorginstellingen. Deze samenwerking bestaat uit het ter beschikking stellen van medische hulpmiddelen door BVBA HAROMED die door u gehuurd/in bruikleen genomen kunnen worden voor verdere thuiszorg.
De medische en/of zorginstelling, optredend als tussenpersoon, stelt een huur-/bruikleenovereenkomst van de BVBA HAROMED ter beschikking.
U bent, door de ter beschikking gestelde huurovereenkomst, op de hoogte dat uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, email, telefoonnummers, … ) en financiële identificatie gegevens (bankrekeningnummer) door BVBA HAROMED worden verzameld en verwerkt.
3. Webshop.
Cosmetische producten en/of medische hulpmiddelen kunnen worden aangekocht via de webshop (in ontwikkeling).
Voor het gebruik van de webshop dient u, uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, email, telefoonnummers, … ) en financiële identificatie gegevens (bankrekeningnummer) mee te delen.
De applicatie bewaart geen financiële gegevens, noch financiële identificatiegegevens bij het uitvoeren van een transactie.
d. Geen verwerking van gevoelige persoonsgegevens.
Zoals de wet voorschrijft, worden er geen gevoelige gegevens zoals de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, seksuele voorkeuren, gezondheid en het lidmaatschap van een vakvereniging door ons verwerkt.
Op geen enkele wijze beschikt de BVBA HAROMED over uw medische gegevens.
III. Doeleinden van verwerking.
a. Definitie.
Onder de verwerking van persoonsgegevens die door ons verzameld worden, verstaan wij elke verwerking die betrekking heeft op het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden, ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen en vernietigen.
b. Doeleinden bij het gebruik van onze website en toepassingen
De verwerking van persoonsgegevens zoals omschreven in punt II.b van onderhavige policy is noodzakelijk voor het bereiken van de door ons vooropgestelde doeleinden:
1. Commerciële opvolging:
U te contacteren voor onze commerciële doeleinden en te informeren over ons aanbod (o.a. het doorsturen van onze offertes, …).
2. Marktonderzoek:
Uw gegevens te gebruiken voor het onderzoek voor en van de marktsituatie van onze producten en diensten.
Zo zorgen wij ervoor telkens de bestaande diensten en producten te innoveren.
3. Opmaken van statistische gegevens:
De verzamelde gegevens weer te geven in verschillende overzichten, tabellen en grafieken welke ons een zicht biedt op het aantal gebruikers van onze website en onlineplatform gedurende een bepaalde periode.
b. Doeleinden van de verwerking bij contractuele relatie.
De verwerking van persoonsgegevens zoals omschreven in punt II.C van onderhavige policy (vb persoonlijke identificatiegegevens) is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst:
1. Uitvoeren van de overeenkomst:
De door u meegedeelde persoonsgegevens en informatie worden verwerkt, niet limitatief, in het kader van:
• Het leveren van de bestelde producten;
• Ophalen van medische hulpmiddelen na gebruiksperiode;
• Opmaak van de facturatie;
• Opvolging van gehuurde, ter beschikking gestelde goederen en beheer van de stockage;
• Boeken van de waarborgen en opvolging van terugbetaling;
• Bepalen wie verantwoordelijk is voor beschadiging van gehuurde, ter beschikking gestelde goederen;
• …
2. Beheer van de lopende contracten en klantenadministratie:
Na het afsluiten van een overeenkomst dienen wij in staat te zijn om de wettelijke boekhoudingkundige en administratieve verplichtingen te voldoen, facturatie op te volgen, verzoeken te behandelen, enz…
3. Commerciële opvolging:
U te contacteren voor onze eigen commerciële doeleinden, waarbij wij peilen naar uw tevredenheid over onze producten.
4. Direct marketing:
U op de hoogte te houden van onze aanbiedingen en innovaties, dit aan de hand van onze nieuwsbrief.
c. Kwaliteit en belangenafweging.
Als verwerkingsverantwoordelijke waken wij over de kwaliteit en wettelijkheid van de door ons verzamelde en verwerkte persoonsgegevens. Hierbij nemen wij alle nodige maatregelen om de gegevens die onnauwkeurig of onvolledig zijn te wissen of te verbeteren.
Bij de verzameling en verwerking van de beschikbare persoonsgegevens houden wij ons voor enkel de gegevens te verzamelen en te verwerken die dienend zijn voor het bereiken van onze verwerkingsdoeleinden. Geen overmatige gegevens noch gegevens die “ooit wel” eens van toepassing zouden kunnen zijn worden door ons verzameld of verwerkt.
IV. Bewaartermijn gegevens.
De persoonsgegevens worden bewaard voor de volledige duurtijd die noodzakelijk is voor het verwezenlijken van onze verwerkingsdoeleinden. Een langere bewaring of verdere verwerking dan nodig voor de doeleinden te bereiken wordt niet gedaan
Om deze termijnen ook voor u beter te kunnen duiden, dient ook hier eenzelfde onderverdeling tussen onze activiteiten worden doorgevoerd:
a. Bewaartermijn bij het gebruik van onze website en toepassingen.
De persoonsgegevens worden bewaard voor een periode van 10 jaar om nadien te worden verwijderd of minstens geanonimiseerd te worden, waardoor identificatie van de gebruikers niet meer mogelijk is. Indien de betrokkene zich uitschrijft voor direct marketing worden de persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd tenzij dit verder nodig is voor de uitvoering van een lopende overeenkomst of in het kader van een wettelijke verplichting, gerechtelijk of politioneel onderzoek.
b. Bewaartermijn bij contractuele relatie.
De bewaartermijnen bij een contractuele relatie zijn gelinkt aan wettelijke en fiscale termijnen. Deze termijnen worden wettelijk opgelegd en het is onze taak om aan deze verplichtingen te voldoen.
Deze verschillende wetgevingen (boekhoud- en fiscale wetgeving) vermelden enkel minimumtermijnen. Toch zullen wij uw gegevens langer bewaren dan er wettelijk minimaal wordt voorgeschreven, dit om u een adequate en correcte dienst na verkoop te kunnen bieden. Daarom wordt een termijn van 10 jaar voor de klanten-/facturatiegegevens door ons weerhouden.
Tenzij een langere bewaring zich opdringt gezien deze nodig is voor de uitvoering van een lopende overeenkomst of in het kader van een wettelijke verplichting, gerechtelijk of politioneel onderzoek.
V. Doorgeven van persoonsgegevens.
De onderneming kan uw persoonsgegevens aan anderen doorgeven. Hier moet een onderscheid gemaakt worden tussen verwerkers en politionele en gerechtelijke autoriteiten (geen verwerkers).
1. De doorgave van uw persoonsgegevens aan verwerkers.
De doorgave is noodzakelijk voor de verwezenlijking van onze doeleinden groot- en klein handel in medische hulpmiddelen en cosmetische producten.
Hiervoor werken wij samen met o.a. zelfstandige medewerkers alsook met IT-dienstverleners (boekhoudsoftware, …)
2. De doorgave van uw persoonsgegevens aan politionele of gerechtelijke autoriteiten.
Enkel op verzoek van de politionele en gerechtelijke autoriteiten of wanneer het wettelijk verplicht is om gegevens door te geven, worden uw gegevens doorgegeven aan de bevoegde gerechtelijke of politionele diensten.
Wel dient erop gewezen te worden dat er geen doorgave naar landen buiten EU en VS plaatsvindt.
VI. Rechten betrokkene
a. Recht op informatie
Volgens de wettelijke bepalingen dient de onderneming als verwerkingsverantwoordelijke u duidelijk te informeren betreffende de verzameling en verwerking van persoonsgegevens.
Dit privacy beleid geldt dan ook als een persoonlijke kennisgeving.
b. Recht op toegang
U heeft het recht om van de onderneming, als verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens. Indien uw persoonsgegevens verwerkt zijn kan u inzage verkrijgen van uw gegevens in onze bestanden met bijkomende informatie over de verwerkingsdoeleinden, de categorieën van persoonsgegevens, eventuele ontvangers van uw persoonsgegevens, de bewaartermijn, klachtenprocedure, …
Tevens kan u om een kopie van uw persoonsgegevens verzoeken, zonder bijhorende administratieve kosten. Let wel, wanneer u verschillende kopieën aanvraagt zal de onderneming hiervoor een redelijke vergoeding aanrekenen.
De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.
c. Recht op verbetering
Als betrokkene heeft u het recht alle onvolledige of onjuiste persoonsgegevens die op uzelf betrekking hebben te verbeteren.
Onder de noemer “verbeteren” dient te worden verstaan, dat u kosteloos verkeerde gegevens kan laten aanpassen of zelfs laten verwijderen.
U kan via onze website zelf toegang krijgen tot uw persoonlijk profiel, indien dit voor handen is, en zelf door u geregistreerde gegevens te allen tijde aanpassen.
De correctheid en kwaliteit van uw persoonsgegevens is van groot belang voor het bereiken van onze doeleinden.
De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.
d. Recht op verzet
U beschikt over een dubbel recht van verzet. De wettelijke bepalingen voorzien een algemeen recht op verzet en een verzet inzake directe marketing.
Als gebruiker/betrokkene heeft u aldus een algemeen recht op verzet.
- Algemeen recht op verzet:
U kan zich verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer de gegevens overeenkomstig de verwerkingsdoeleinden onvolledig of niet ter zake dienend zijn of wanneer de gegevens waarvan de registratie, de mededeling of bewaring verboden zijn of wanneer de gegevens langer dan de opgegeven duurtijd bewaard zijn.
Wanneer uw persoonsgegevens rechtmatig verwerkt worden kan u zich overeenkomstig de wettelijke bepalingen van de privacywetgeving verzetten tegen deze verwerking wegens zwaarwichtige en gerechtvaardigde redenen die verband houden met uw bijzondere situatie.
U dient hier wel zwaarwichtige en gerechtvaardigde redenen aan te tonen om verdere verwerking te voorkomen.
- Recht op verzet inzake direct marketing:
U kan zich kosteloos en zonder enige motivering verzetten tegen een verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.
De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.
e. Recht om vergeten te worden
Zonder onredelijke vertraging kan u, uw persoonsgegevens op eigen naam, laten wissen. Dit op voorwaarde dat:
- De persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waartoe zij verzameld of
verwerkt zijn;
- U de gegeven toestemming voor specifieke doeleinden intrekt;
- De persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
- De persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
- Wanneer het persoonsgegevens betreft van minderjarigen jonger dan 16 betreffende diensten
die tegen betaling langs elektronische weg verricht zijn.
De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.
f. Recht op dataportabilieit
U heeft het recht om de onderneming / verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare mee te delen.
Dit kan opgevraagd worden voor persoonlijk gebruik alsook om deze door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke dan de onderneming.
Indien het voor ons technisch mogelijk is, kan u ook de elektronische verzending van uw persoonsgegevens naar een andere onderneming vragen.
De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.
g. Procedure uitoefening rechten
Wanneer u de voormelde rechten wenst uit te oefenen dient u de, al dan niet gemotiveerde, aanvraag samen met een bewijs van identiteit, meer bepaald een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart per post of per mail op te sturen naar:
HAROMED BVBA
Beukenlaan 21 te 9051 Sint-Denijs-Westrem
KBO: 0479.328.765
privacy@haromed.com
h. Aangifte en bevoegde instantie bij inbreuken
Wanneer u van oordeel bent dat voormelde rechten door ons niet worden gerespecteerd en klacht wenst neer te leggen, kan u zich richten tot de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Fax :+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be