Politique de confidentialité
I. Données générales :
La présente politique de confidentialité reprend les mesures prises pour assurer la protection de votre vie privée. La protection de la sphère privée de nos clients et visiteurs constitue pour nous une priorité absolue.
C’est pourquoi nous souhaitons, par le biais de la présente politique de confidentialité, vous informer au mieux concernant les données qui ont été recueillies et/ou conservées lors de votre visite de notre site Internet, la complétion du formulaire de contact sur le site web ou l’introduction d’une demande de participation à des salons, et vous communiquer les raisons pour lesquelles nous le faisons et les possibilités de contrôle dont vous disposez.
HAROMED BVBA estime qu’il est important d’expliquer correctement et dans un langage compréhensible les termes utilisés par le législateur. C’est pourquoi la présente politique de confidentialité apporte à certains termes une explication supplémentaire.
a. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est la personne chargée de la collecte des données à caractère personnel saisies lors d’une visite du site web, lors de la complétion d’un formulaire de contact sur ce site web et/ou à la suite de l’obtention et/ou de l’exécution de la mission ou de la souscription d’un contrat.
En tant que responsable du traitement, il est extrêmement important que nous soyons toujours joignables pour répondre à d’éventuelles questions et remarques relatives à la présente politique de confidentialité. Veuillez trouver ici nos coordonnées :
HAROMED SPRL
Beukenlaan 21 à 9051 Sint-Denijs-Westrem
BCE : 0479.328.765
privacy@haromed.com
b. Intéressé
L’intéressé est une personne physique vivante qui peut être identifiée directement ou indirectement à l’aide de ses données à caractère personnel.
La notion de données à caractère personnel doit ici être comprise au sens large et comprend non seulement les noms, coordonnées, caractéristiques personnelles, données financières,… mais aussi les contrats ou autres documents permettant d’identifier une personne physique.
c. Droit applicable
Le traitement des données à caractère personnel au sein de HAROMED SPRL est soumis au Règlement européen 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
II. Collecte de données à caractère personnel :
a. Définition des données à caractère personnel
Par la dénomination « données à caractère personnel », il convient d’entendre toutes les données ou informations qui se rapportent à une personne identifiable. Cette vaste formulation permet de considérer de nombreuses données comme des données à caractère personnel.
b. De quelle manière ces données à caractère personnel sont-elles collectées ?
L’utilisation de notre site web entraîne la collecte de diverses données à caractère personnel, et ce de différentes manières :
1. Les données à caractère personnel que vous communiquez vous-même (par exemple, le formulaire de contact...) et celles que nous obtenons par l’utilisation de nos services ;
2. Les données que nous vous envoyons dans le cadre de l’utilisation de nos services (p. ex., les cookies, numéros de clients,...).
Les différents modes de collecte des données à caractère personnel sont naturellement soumis à des dispositions et conditions spécifiques propres à la législation sur la protection de la vie privée. C’est pourquoi il est important d’indiquer les différences entre les modes de collecte susmentionnés.
1. Les données sont communiquées par l’intéressé lui-même.
Les données personnelles d’identification telles que le nom, l’adresse, l’e-mail, le numéro de téléphone sont nécessaires pour l’utilisation de nos services en ligne (utilisation du formulaire de contact, utilisation de composants du site web pour lesquels un enregistrement est nécessaire,...) et doivent nous être communiquées par vous-même.
Selon le service (formulaire de contact et/ou magasin en ligne) que vous souhaitez utiliser, les catégories de données personnelles suivantes peuvent être demandées :
1. Données personnelles d’identification (nom, adresse, e-mail, numéros de téléphone,...) ;
2. Particularités personnelles (âge, sexe,…) ;
3. …
Les données que vous nous communiquez sont réputées correctes et complètes. Lorsque vous nous communiquez des données incorrectes, nous nous réservons le droit de vous refuser, en tant qu’utilisateur, l'accès à nos services.
Lors de la communication de vos données à caractère personnel, vous êtes réputé avoir pris connaissance de notre politique de confidentialité.
2. Collecte automatique de données à caractère personnel
L’utilisation de cookies et de technologies de repérage (tracking) permet de collecter, de manière automatisée, différentes données à caractère personnel, et ce tout simplement lorsque vous visitez notre site web :
1. Données d’identification électronique (adresses IP, moments de connexion...) ;
2. Données de localisation électronique (approche de localisation, environnement...) ;
3. Comportement de navigation (quelles pages sont consultées, pendant combien de temps une page web est-elle consultée, clics, hits...) ;
4. Par le biais de quel canal notre site web est visité (termes de recherche, par quelle page web notre site web est visité) ;
5. Quel appareil est utilisé (PC, smartphone, tablette...) ;
6. Quel système d’exploitation est utilisé (Windows, Android, Apple...) ;
7. Quel navigateur est utilisé (IE, Mozilla, Chrome...) ;
Ces données sont entièrement anonymisées et ne peuvent donc pas être associées à des données personnelles d’identification, de sorte qu’il est impossible pour le responsable du traitement d’identifier l’intéressé.
Si la loi sur les télécommunications le requiert, votre autorisation explicite sera bien évidemment demandée pour l'utilisation des cookies et de la technologie de repérage. Ceci, sur la base de notre politique en matière de cookies telle qu’elle figure sur notre site Internet.
c. Relation contractuelle.
Lors de l’exécution d’une convention entre la SPRL HAROMED et vous-même, différentes données à caractère personnel nécessaires à l’exécution de la convention sont bien évidemment collectées.
Cette collecte de données à caractère personnel dépend naturellement du type de convention conclue. C’est pourquoi il est important d’indiquer les différentes conventions.
1. Convention directe avec HAROMED SPRL
Lors de la conclusion d’une convention de location/d’emprunt relative à des dispositifs médicaux ou de l’achat direct de dispositifs médicaux et/ou de produits cosmétiques chez HAROMED SPRL, vos données personnelles d’identification (nom, adresse, e-mail, numéros de téléphone, … ) et données financières d’identification (numéro de compte bancaire) sont collectées.
2. Convention directe avec HAROMED SPRL par intervention de tiers.
HAROMED SPRL collabore avec différents établissements médicaux et/ou de soins. Cette collaboration consiste en la mise à disposition de dispositifs médicaux par HAROMED SPRL que vous pouvez louer/emprunter pour des soins à domicile.
L’établissement médical et/ou de soins, agissant en tant qu’intermédiaire, met une convention de location/d’emprunt à la disposition de HAROMED SPRL.
De par la convention de location mise à disposition, vous êtes informé que vos données personnelles d’identification (nom, adresse, e-mail, numéros de téléphone,…) et vos données financières d’identification (numéro de compte bancaire) sont collectées et traitées par HAROMED SPRL.
3. Magasin en ligne.
Le magasin en ligne propose des produits cosmétiques et/ou des dispositifs médicaux.
Pour utiliser le magasin en ligne, vous devez communiquer vos données personnelles d’identification (nom, adresse, e-mail, numéros de téléphone,…) et vos données financières d’identification (numéro de compte bancaire).
L’application ne conserve ni données financières, ni données financières d’identification lors de l’exécution d’une transaction.
d. Pas de traitement de données à caractère personnel sensibles
Comme le prescrit la loi, nous ne traitons pas de données sensibles telles que l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, les préférences sexuelles, la santé et l’appartenance syndicale.
HAROMED SPRL ne dispose en aucune manière de vos données médicales.
III. Objectifs du traitement.
a. Définition.
Par traitement de données à caractère personnel collectées par nos soins, nous entendons tout traitement portant sur la collecte, la détermination, l’organisation, la conservation, l’actualisation, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la diffusion, la mise à disposition, la fusion, la combinaison, l’archivage, l’effacement et la destruction.
b. Objectifs lors de l’utilisation de notre site web et de nos applications
Le traitement de données à caractère personnel tel que décrit au point II.b de la présente politique de confidentialité, est nécessaire pour atteindre les objectifs que nous nous sommes fixés :
1. Suivi commercial :
Vous contacter pour nos objectifs commerciaux et vous informer de notre offre (e.a. l’envoi de nos offres, …).
2. Etude de marché :
Utiliser vos données pour étudier le marché de nos produits et services.
Nous veillons ainsi systématiquement à innover les services et produits existants.
3. Etablissement de données statistiques :
Restituer les données collectées dans différentes listes, différents tableaux et graphiques nous permettant d’avoir une vision du nombre d’utilisateurs de notre site web et de notre plateforme en ligne pendant une certaine période.
b. Objectifs du traitement en cas de relation contractuelle.
Le traitement de données à caractère personnel tel que décrit au point II.C de la présente politique de confidentialité (par exemple les données personnelles d’identification) est nécessaire pour l’exécution de la convention :
1. Exécution de la convention :
Les données à caractère personnel et informations que vous communiquez, sont traitées, sans s’y limiter, dans le cadre :
• De la livraison des produits commandés ;
• De l’enlèvement de dispositifs médicaux après la période d’utilisation ;
• De l’établissement de la facturation ;
• Du suivi des biens loués mis à disposition et de la gestion des stocks ;
• De l’enregistrement des garanties et du suivi du remboursement ;
• De la détermination du responsable des dommages aux biens loués mis à disposition ;
• …
2. Gestion des contrats en cours et administration de la clientèle :
Après la conclusion d’une convention, nous devons être en mesure de satisfaire les obligations comptables et administratives légales, de suivre la facturation, de traiter les demandes, etc.
3. Suivi commercial :
Vous contacter pour nos propres objectifs commerciaux et évaluer votre niveau de satisfaction par rapport à nos produits.
4. Marketing direct :
Vous tenir informé de nos offres et innovations, et ce à l’aide de notre lettre d’information.
c. Qualité et pondération des intérêts.
En tant que responsables du traitement, nous veillons à la qualité et à la légalité des données à caractère personnel que nous avons collectées et traitées. Dans ce contexte, nous prenons toutes les mesures nécessaires pour effacer ou rectifier les données imprécises ou incomplètes.
Lors de la collecte et du traitement des données à caractère personnel disponibles, nous ne recueillons et ne traitons que les données utiles à la réalisation de nos objectifs de traitement. Nous ne collectons ou ne traitons pas de données excessives ou de données qui pourraient « un jour » s’avérer d’application.
IV. Délai de conservation des données.
Les données à caractère personnel sont conservées pendant toute la durée nécessaire à la réalisation de nos objectifs de traitement. Nous ne procédons pas à une conservation plus longue ou à un traitement ultérieur au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre nos objectifs.
Afin de mieux vous informer à propos de ces délais, il convient ici aussi de subdiviser nos activités.
a. Délai de conservation en cas d’utilisation de notre site web et de nos applications.
Les données à caractère personnel sont conservées pendant une période de 10 ans pour être ensuite supprimées ou à tout le moins anonymisées, ce qui rend l’identification des utilisateurs impossible. Si l’intéressé se désinscrit des opérations de marketing direct, ses données à caractère personnel sont supprimées ou anonymisées, à moins que leur conservation ne soit nécessaire à l’exécution d’une convention en cours ou dans le cadre d’une obligation légale, d’une enquête judiciaire ou de police.
b. Délai de conservation en cas de relation contractuelle.
Les délais de conservation dans le cas d’une relation contractuelle sont liés aux délais légaux et fiscaux. Ces délais sont imposés par la loi et il nous appartient de respecter ces obligations.
Ces différentes législations (législation comptable et législation fiscale) ne mentionnent que des délais minimums. Nous allons toutefois conserver vos données pendant une période plus longue que le minimum prescrit par la loi, et ce afin de pouvoir vous offrir un service après-vente adéquat et correct. C’est la raison pour laquelle nous conservons les données de clientèle/facturation pendant un délai de 10 ans.
A moins qu’une conservation plus longue s’impose en cas de nécessité pour l’exécution d’une convention en cours ou dans le cadre d’une obligation légale, d’une enquête judiciaire ou de police.
V. Transmission de données à caractère personnel.
L’entreprise peut transmettre vos données à caractère personnel à autrui. Il faut ici faire une distinction entre les transformateurs et les autorités policières et judiciaires (qui ne sont pas des transformateurs).
1. La transmission de vos données à caractère personnel à des transformateurs.
La transmission est nécessaire à la réalisation de nos objectifs en termes de vente en gros et au détail de dispositifs médicaux et de produits cosmétiques.
Nous collaborons à cet effet avec, entre autres, des collaborateurs indépendants ainsi que des prestataires de services IT (logiciel comptable,…)
2. La transmission de vos données à caractère personnel à des autorités policières ou judiciaires.
Uniquement sur demande des autorités policières et judiciaires ou lorsqu’il est légalement obligatoire de transmettre des données, vos données sont transmises aux services judiciaires et de police compétents.
Il y a lieu de souligner qu’aucune transmission ne se fait vers des pays extérieurs à l’UE et aux Etats-Unis.
VI. Droits de l’intéressé
a. Droit à l’information
Selon les dispositions légales, l’entreprise doit, en tant que responsable du traitement, vous informer clairement au sujet de la collecte et du traitement de données à caractère personnel.
Cette politique de protection de la vie privée vaut dès lors notification personnelle.
b. Droit d’accès
Vous avez le droit d’obtenir de l’entreprise, en tant que responsable du traitement, la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées. Si vos données à caractère personnel ont été traitées, vous pouvez consulter vos données dans nos fichiers avec des informations complémentaires sur les objectifs de traitement, les catégories de données à caractère personnel, les éventuels destinataires de vos données à caractère personnel, le délai de conservation, la procédure de plainte,...
Vous pouvez également demander une copie de vos données à caractère personnel, sans frais administratifs y afférents. Attention, si vous demandez plusieurs copies, l’entreprise vous facturera une indemnité raisonnable.
Vous pouvez consulter la procédure relative à l’exercice de ce droit au point g.
c. Droit de rectification
En tant qu’intéressé, vous avez le droit de rectifier toutes les données à caractère personnel incomplètes ou inexactes vous concernant.
Par « rectifier », il convient d’entendre que vous pouvez faire adapter ou même faire supprimer gratuitement toute donnée erronée.
Par le biais de notre site web, vous pouvez accéder à votre profil personnel, si celui-ci est disponible, et même adapter à tout moment les données enregistrées par vos soins.
L’exactitude et la qualité de vos données à caractère personnel sont essentielles pour réaliser nos objectifs.
Vous pouvez consulter la procédure relative à l’exercice de ce droit au point g.
d. Droit d’opposition
Vous disposez d'un double droit d'opposition. Les dispositions légales prévoient un droit général d’opposition et une opposition en matière de marketing direct.
En tant qu'utilisateur/intéressé, vous avez donc un droit général d'opposition.
- Droit général d'opposition :
Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel lorsque, conformément aux fins du traitement, les données sont incomplètes ou non pertinentes ou s’il s’agit de données dont l’enregistrement, la communication ou la conservation sont interdits ou lorsque les données sont conservées plus longtemps que la durée indiquée.
Si vos données à caractère personnel sont traitées licitement, vous pouvez, conformément aux dispositions légales de la législation sur la protection de la vie privée, vous opposer à ce traitement pour des motifs graves et justifiés liés à votre situation particulière.
Pour éviter tout traitement ultérieur, vous serez toutefois tenu de démontrer les motifs graves et justifiés.
- Droit d’opposition en matière de marketing direct :
Vous pouvez vous opposer gratuitement et sans aucune motivation à un traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.
Vous pouvez consulter la procédure relative à l’exercice de ce droit au point g.
e. Droit à l’oubli
Vous pouvez, sans retard déraisonnable, faire effacer vos données à caractère personnel en votre nom propre. Ceci, à condition que :
- Les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins auxquelles elles ont été collectées ou traitées ;
- Vous retirez l’autorisation donnée à des fins spécifiques ;
- Les données à caractère personnel ont été traitées illicitement ;
- Les données à caractère personnel doivent être effacées pour satisfaire à une obligation légale ;
- Lorsqu’il s’agit de données à caractère personnel de mineurs d’âge de moins de 16 ans concernant des services fournis par voie électronique contre paiement.
Vous pouvez consulter la procédure relative à l’exercice de ce droit au point g.
f. Droit de portabilité
Vous avez le droit de demander à l’entreprise / au responsable du traitement, d’extraire vos données à caractère personnel sous une forme structurée, courante et lisible par machine.
Cette demande peut avoir lieu aux fins d’usage personnel, mais aussi de leur transmission à un responsable du traitement autre que l’entreprise.
Si nous en avons la possibilité technique, vous pouvez également demander l’envoi électronique de vos données personnelles à une autre entreprise.
Vous pouvez consulter la procédure relative à l’exercice de ce droit au point g.
g. Procédure d’exercice des droits
Si vous souhaitez exercer les droits précités, vous devez envoyer la demande, motivée ou non, ainsi qu’une preuve d’identité, plus précisément une copie du recto de votre carte d’identité, par la poste ou par e-mail à :
HAROMED SPRL
Beukenlaan 21 à 9051 Sint-Denijs-Westrem
BCE : 0479.328.765
privacy@haromed.com
Coordonnées + tél./ lien vers le formulaire de contact sur le site web (un privacy@bedrijf.com est recommandé).
h. Déclaration et autorité compétente en cas d’infraction
Si vous estimez que nous ne respectons pas les droits précités et que vous souhaitez déposer plainte, vous pouvez vous adresser à l’Autorité de protection des données :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Tél. : +32 (0)2 274 48 00
Fax :+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be